At samle et internationalt team fysisk er dyrt. Flybilletter, hotel, tabt arbejdstid og lokaleleje løber hurtigt op, og udbyttet er ikke givet på forhånd.
Denne guide gennemgår, hvornår en fysisk samling er pengene værd, hvordan du vælger lokation ud fra andet end mavefornemmelse, hvad de danske skatteregler siger om rejsegodtgørelse, og hvad der skal være på plads inden.
Først: skal I overhovedet mødes fysisk?
Det er værd at stille spørgsmålet, før man begynder at booke.
Fysisk samling giver mest, når formålet er:
- Relationer — nye samarbejdsflader, onboarding af flere personer, teams der skal arbejde tæt sammen fremover.
- Kompleks uenighed — beslutninger, hvor der er reel uenighed, og hvor tonefald og kropssprog gør en forskel.
- Fælles retning — strategi, hvor alle skal forlade rummet med samme forståelse.
- Praktisk træning — noget der skal prøves i hænderne, ikke ses på en skærm.
Fysisk samling giver lidt, når formålet er:
- Envejsinformation, der lige så godt kunne være et opslag eller en optagelse
- Statusopdateringer
- Undervisning, deltagerne kan tage i eget tempo
Grundreglen er, at man samler folk om det, der kræver, at de er i samme rum — og lægger resten et andet sted. En samling, hvor halvdelen af programmet er oplæg, folk kunne have set hjemmefra, er en dyr måde at holde et webinar på.
Skal I mødes fysisk?
Saml folk om det, der kræver samme rum. Læg resten et andet sted.
| Formål | Fysisk samling | Hvorfor |
|---|---|---|
| Nye relationer, onboarding af flere | Ja | Uformel kontakt opstår ikke af sig selv på en skærm |
| Beslutninger med reel uenighed | Ja | Tonefald og kropssprog bærer en del af samtalen |
| Fælles strategi og retning | Ja | Alle skal forlade rummet med samme forståelse |
| Praktisk træning, der skal prøves | Ja | Kan ikke overføres via skærm |
| Envejsinformation | Nej | Et opslag eller en optagelse gør det samme |
| Statusopdateringer | Nej | Kan læses asynkront |
| Undervisning i eget tempo | Nej | Fungerer bedre, når man selv kan styre tempoet |
En samling, hvor halvdelen af programmet er oplæg, deltagerne kunne have set hjemmefra, er en dyr måde at holde et webinar på.
Sådan vælger du lokationen
Her ligger den mest almindelige fejl: at lægge samlingen der, hvor ledelsen sidder.
Det virker rimeligt, men det flytter omkostningen ud til deltagerne i form af rejsetid. Har du ti personer i tre lande og lægger mødet hos dig selv, betaler ni personer for din bekvemmelighed.
Det brugbare kriterium er den samlede rejsetid og -omkostning for alle deltagere.
Regn det ud, før du beslutter. Læg deltagerantal pr. lokation ind i et regneark sammen med den omtrentlige rejsetid og -pris til hver kandidatby. Resultatet overrasker ofte.
Andre faktorer end afstand
- Direkte forbindelser — én omstigning ekstra koster typisk en halv arbejdsdag pr. person hver vej.
- Visumforhold — deltagere fra lande uden for EU kan have brug for lang tid til ansøgning. Afklar det først, ikke sidst.
- Prisniveau — hotel og forplejning svinger kraftigt mellem europæiske byer.
- Sæson — messeuger og højsæson presser hotelpriserne op og tilgængeligheden ned.
Om hovedstæder: de har som regel flere direkte ruter, hvilket reducerer rejsetiden. Til gengæld er de dyrere på ophold. Ligger halvdelen af dit team i én region, kan en mindre by med direkte forbindelser sagtens vinde regnestykket.
Egne lokaler eller lejede?
| Egne lokaler | Lejede lokaler | |
|---|---|---|
| Økonomi | Fast udgift uanset brug | Betales pr. gang |
| Egnet ved | Hyppige samlinger, fast rytme | Få samlinger om året, skiftende størrelse |
| Fleksibilitet i størrelse | Begrænset til lokalets kapacitet | Kan skaleres op og ned |
| Praktisk | Alt er sat op på forhånd | Skal aftales og testes hver gang |
| Genkendelighed | Deltagerne ved, hvor de skal hen | Nyt sted hver gang |
| Risiko | Betaler også for perioder uden brug | Kan være udsolgt i højsæson |
Tommelfingerreglen: har I fast rytme og kendt deltagerantal, taler det for egne rammer. Er samlingerne få og af varierende størrelse, er leje som regel billigere — og du undgår at binde kapital i noget, der står tomt.
Vær opmærksom ved fast lokale: det er nemt at vælge det samme sted igen af vane, også når det ikke længere passer. Sæt en fast evaluering ind efter hver samling.
Skattereglerne: rejsegodtgørelse
Her er de konkrete tal, du skal bruge, hvis medarbejdere rejser og overnatter i forbindelse med samlingen.
Satserne for 2026:
- Kost og småfornødenheder: 625 kroner pr. døgn
- Logi: 268 kroner pr. døgn
- Tilsluttende timer ud over et helt døgn: 1/24 af kostsatsen pr. påbegyndt time, altså cirka 26 kroner
Til sammenligning var satserne i 2025 597 kroner for kost og 256 kroner for logi.
Betingelserne for skattefri udbetaling:
- Rejsen skal vare mindst 24 timer og indebære overnatning
- Arbejdsstedet skal være midlertidigt
- Afstanden skal gøre det umuligt at overnatte på den sædvanlige bopæl
Dækker arbejdsgiveren i stedet kosten efter regning, kan der udbetales et skattefrit beløb til småfornødenheder på op til 25 procent af kostsatsen. Man kan ikke både få godtgørelsen og fradraget for det samme.
Udbetaler arbejdsgiveren mere end satserne, kan beløbet deles op i en skattefri og en skattepligtig del — men det skal ske løbende, ikke bagefter.
Udbetaler arbejdsgiveren ingenting, kan medarbejderen selv tage rejsefradrag på årsopgørelsen. Det maksimale rejsefradrag er 34.400 kroner årligt i 2026, mod 32.800 kroner i 2025.
Bemærk: selvstændigt erhvervsdrivende kan ikke anvende reglerne om 25-procents-fradrag for småfornødenheder.
Reglerne står i ligningslovens § 9 A, og satserne reguleres årligt. Tjek de aktuelle tal, inden I lægger budget.
Skattefri rejsegodtgørelse
Gælder når medarbejdere rejser og overnatter i forbindelse med arbejdet. Reglerne står i ligningslovens § 9 A.
| Post | 2026 | 2025 |
|---|---|---|
| Kost og småfornødenheder pr. døgn | 625 kr. | 597 kr. |
| Logi pr. døgn | 268 kr. | 256 kr. |
| Tilsluttende timer 1/24 af kostsatsen pr. påbegyndt time | ca. 26 kr. | – |
| Maks. rejsefradrag pr. år | 34.400 kr. | 32.800 kr. |
- Rejsen varer mindst 24 timer og indebærer overnatning
- Arbejdsstedet er midlertidigt
- Afstanden gør det umuligt at overnatte på den sædvanlige bopæl
Dækker arbejdsgiveren kosten efter regning, kan der udbetales op til 25 % af kostsatsen til småfornødenheder – men ikke både godtgørelse og fradrag for samme rejse. Selvstændigt erhvervsdrivende kan ikke anvende 25 %-reglen. Satserne reguleres årligt.
Planlægningen
Otte til tolv uger før
- Fastlæg formål og deltagerkreds — hvem skal med, og hvorfor netop dem
- Vælg dato med hensyn til helligdage i alle involverede lande
- Afklar visumbehov
- Book lokale og eventuelt hotelblok
Fire til seks uger før
- Send program og praktisk information ud
- Indhent kostpræferencer og eventuelle behov for tilgængelighed
- Bekræft teknik: skærm, lyd, netværk, strøm til bærbare
Ugen før
- Test lyd og skærmforbindelse i selve lokalet, ikke bare i teorien
- Send en kort huskeseddel: adresse, tidspunkt, hvad man skal medbringe
Selve dagen
Læg pauser ind hver 60-90 minutter. Deltagere, der lige har rejst, har kortere koncentration end normalt, og et program uden luft giver dårligere udbytte end et kortere program med.
Vi gennemgår flere principper for effektive møder og arbejdsgange i artiklen om effektivisering af virksomheden.
Tidszoner og hybride deltagere
Kan ikke alle komme, ender du med et hybridmøde: nogle i lokalet, nogle på skærm. Det fungerer sjældent af sig selv.
To greb, der gør en mærkbar forskel:
- Én skærm og ét lydsystem for hele lokalet — ikke seks bærbare med hver sin mikrofon. Lyd er det, der afgør, om fjerndeltagere kan følge med.
- In-room buddy — hver fjerndeltager tildeles en person i lokalet, som har ansvar for at give dem ordet og fange, når de rækker hånden op.
Om tidszoner: ligger deltagerne spredt, så roter tidspunktet mellem samlinger, i stedet for altid at lægge mødet, når det passer hovedkontoret. Den samme gruppe skal ikke møde klokken 23 hver gang.
Skal samlingen også bygge sammenhold i teamet, har vi en gennemgang af, hvorfor teambuilding er vigtigt i en virksomhed.
Budgettet
Posterne, der typisk overses:
| Post | Bemærk |
|---|---|
| Transport | Flybilletter, tog, transfer til og fra lufthavn |
| Ophold | Regn med aften før, hvis programmet starter om morgenen |
| Lokaleleje | Tjek om teknik, opstilling og oprydning er inkluderet |
| Forplejning | Ofte prissat pr. person pr. dag, ikke pr. måltid |
| Rejsegodtgørelse | Kost og logi efter satserne, hvis I udbetaler |
| Tabt arbejdstid | Den største skjulte post — rejsedage tæller med |
| Aflysningsvilkår | Læs dem, før I booker, ikke efter |
Den sidste linje er værd at tage alvorligt. Ved internationale samlinger falder deltagere fra af årsager, du ikke styrer.
Skal arrangementet også have en udadvendt funktion, har vi en artikel om, hvordan professionelle events giver din virksomhed troværdighed. Og driver du selv virksomhed, kan du finde flere praktiske overvejelser i vores tips til eksisterende og kommende virksomhedsejere.
Kildehenvisninger
- Skattestyrelsen – Skattefri godtgørelse til dækning af rejseudgifter 2026 – de officielle satser og betingelser efter ligningslovens § 9 A.
- Danrevi – Skattefri rejsegodtgørelse og rejsefradrag 2026 – sammenligning med 2025 og reglen om 25 % til småfornødenheder.
- Redmark – Satser for rejsegodtgørelse og rejsefradrag 2026 – de tre betingelser for, at noget tæller som en rejse.
- Azets – Nye satser for skattefri rejsegodtgørelse i 2026 – forholdet mellem godtgørelse og fradrag.
- Revisorgruppen – Skattefri kørsels- og rejsegodtgørelse 2026 – opdeling i skattefri og skattepligtig del ved udbetaling over satserne.
- C3 Consulting – Hybride globale samarbejder – in-room buddy-metoden og inddragelse af fjerndeltagere.
Ofte stillede spørgsmål om at samle et internationalt team
Hvad er satsen for skattefri rejsegodtgørelse i 2026?
625 kroner pr. døgn for kost og småfornødenheder og 268 kroner pr. døgn for logi. For tilsluttende timer ud over et helt døgn udgør kostsatsen 1/24 pr. påbegyndt time.
Hvornår kan rejsegodtgørelse udbetales skattefrit?
Når rejsen varer mindst 24 timer og indebærer overnatning, arbejdsstedet er midlertidigt, og afstanden gør det umuligt at overnatte på den sædvanlige bopæl.
Hvad hvis arbejdsgiveren ikke udbetaler godtgørelse?
Så kan medarbejderen selv tage rejsefradrag på årsopgørelsen efter samme satser. Det maksimale rejsefradrag er 34.400 kroner årligt i 2026.
Hvor bør vi lægge samlingen?
Der, hvor den samlede rejsetid og -omkostning for alle deltagere er lavest — ikke nødvendigvis der, hvor ledelsen sidder. Regn det igennem med deltagerantal pr. lokation.
Er det billigere at have egne lokaler?
Kun hvis I bruger dem ofte nok. Ved få samlinger om året og varierende deltagerantal er leje som regel billigere, og I undgår at betale for perioder uden brug.
Hvordan får vi hybridmøder til at fungere?
Brug ét fælles lyd- og skærmsystem i lokalet frem for mange bærbare, og tildel hver fjerndeltager en person i rummet, der har ansvar for at inddrage dem.
Hvor lang tid før bør vi planlægge?
Otte til tolv uger for en international samling. Visumansøgninger og hotelkapacitet er de to ting, der oftest bliver flaskehalsen.
