Det, der afgør, om en fest bliver god at holde, er sjældent selve festen. Det er, om der er styr på rækkefølgen — og om aftalerne med leverandørerne er læst igennem, inden de blev indgået.
Denne guide gennemgår tidsplanen, mængderne og de vilkår, der koster penge, hvis de først opdages bagefter.
Tidsplanen
De ting, der er sværest at skaffe, skal bookes først. Alt andet kan tilpasses bagefter.
Hvornår du booker hvad
De ting, der er sværest at skaffe, skal bookes først. Alt andet kan tilpasses bagefter.
| Tidspunkt | Det skal på plads |
|---|---|
| 6–12 måneder før store fester | Dato, cirka-antal gæster, budgetramme. Book lokale – populære datoer i maj og juni går tidligt |
| 3–6 måneder før | Catering, musik eller DJ, fotograf. Send „sæt kryds i kalenderen“ til gæsterne |
| 2–3 måneder før | Invitationer ud med svarfrist. Menu på plads. Aftal program og eventuelle taler |
| 1 måned før | Endeligt gæsteantal til catering. Saml oplysninger om allergier og særlige hensyn. Bordplan |
| 1–2 uger før | Bekræft alle leverandører skriftligt. Køb drikkevarer. Orienter naboerne |
| Dagen før | Dæk bord, test teknik i det faktiske lokale, aftal hvem der har ansvar for hvad |
Start med tre tal: datoen, det omtrentlige gæsteantal og budgetrammen. Uden dem kan du hverken vurdere lokaler eller catering.
Lokalet først. Populære datoer i maj og juni — konfirmationer, bryllupper, studenterfester — bookes langt frem. Er datoen fast, er lokalet det, der skal på plads først.
Derefter det, der kun findes i ét eksemplar: en bestemt DJ, et bestemt band, en bestemt fotograf. De kan ikke ganges op.
Til sidst det, der kan skaffes med kort varsel: pynt, drikkevarer, borddækning.
Lokalet: læs vilkårene, ikke kun prisen
Her ligger de fleste ubehagelige overraskelser.
Spørg om følgende, inden du skriver under:
- Hvornår skal endeligt gæsteantal meldes ind? Og hvad koster det at ændre bagefter?
- Er rengøring inkluderet? Eller har I lokalet dagen efter, så I kan gøre det selv?
- Hvad koster en aflysning otte uger før — og to uger før?
- Er der en sluttid? Mange lokaler har vilkår om, hvornår musikken skal stoppe
- Må I selv medbringe drikkevarer? Nogle steder tager korkagegebyr eller forbyder det helt
- Hvad er der af inventar? Borde, stole, service, køkken, lydanlæg — eller skal det lejes særskilt?
Om beliggenhed: vælg efter, hvordan gæsterne kommer frem og hjem. Ligger lokalet langt fra offentlig transport, skal der være en plan for hjemtransport — det hænger sammen med, at der serveres alkohol.
Holder du festen hjemme, sparer du lejen, men betaler i arbejde og slid. Regn med, at der går en dag før og en dag efter.
Musik og underholdning
Et program giver struktur, og struktur gør gæsterne trygge. Men omfanget skal passe til selskabet.
Til den rolige sammenkomst fungerer baggrundsmusik og eventuelt et par indslag. Til den klassiske fest er dansemusikken det bærende, og der er reelt tre muligheder:
- DJ — læser stemningen og skifter undervejs. Dyrest, men mest fleksibelt
- Liveband — giver en anden oplevelse, men et fast repertoire og faste pauser
- Playliste — billigst. Kræver, at nogen har ansvaret, og at listen er lang nok
Om at investere i eget udstyr: det kan give mening, hvis I holder fester ofte. Til én fest er leje næsten altid billigere — og lejen inkluderer typisk, at nogen stiller det op og tager det ned igen.
Om naboer og lyd: orienter naboerne en uges tid før, og oplys hvornår det slutter. I etageejendomme og andelsforeninger gælder husordenen. En besked på forhånd forebygger langt de fleste konflikter.
Mad og drikke
Hvor meget skal der købes ind?
Vejledende udgangspunkter. Juster efter selskabets sammensætning og festens længde.
| Post | Udgangspunkt | Bemærk |
|---|---|---|
| Vand | Rigeligt – og synligt | Karafler på bordet fra start. Den post, der oftest undervurderes |
| Vin til middag | Ca. en halv flaske pr. voksen | En flaske giver ca. 6 glas. Køb hellere en kasse for meget – den holder sig |
| Alkoholfrit alternativ | Til mindst hver femte gæst | Gravide, afholdende, bilister og unge. Noget bedre end sodavand |
| Kaffe og te | Til ca. to tredjedele | Serveres til kagen – ofte også sent på aftenen |
| Natmad | Til alle, der bliver | Noget enkelt og mættende. Betyder mere for stemningen end de fleste tror |
| Is | Mere end du regner med | Til drinks og til at køle. Fryseren derhjemme rækker sjældent |
Husk pant på dåser og flasker – ved store indkøb løber det op. Handler du i udlandet, gælder der vejledende mængdegrænser for privat forbrug.
Om catering: skal du nyde din egen fest, er det sjældent en god idé selv at stå i køkkenet til mange mennesker. Ud over maden er det værd at overveje hjælp til det, ingen tænker på: servering, opfyldning, afrydning og opvask.
Spørg om hensyn i invitationen. Allergier, vegetarisk eller vegansk kost, religiøse hensyn og tilgængelighed. Det er lettere at få svar på forhånd, og ændringer hos cateringfirmaet bliver dyrere jo senere de kommer.
Om drikkevarer:
- Vand skal stå fremme fra start — det er den post, der oftest undervurderes
- Alkoholfrit alternativ til mindst hver femte gæst. Gravide, afholdende, bilister og unge. Noget bedre end almindelig sodavand gør en mærkbar forskel
- Regn med cirka en halv flaske vin pr. voksen til middagen. En flaske giver omkring seks glas
- Husk pant. Ved store indkøb løber det op — og det kommer retur
Om at handle i udlandet: der kan være penge at spare ved større indkøb, men der gælder vejledende mængdegrænser for, hvad der regnes som privat forbrug. Vi gennemgår reglerne i artiklen om grænsehandel og grænsebutikker.
Og om hjemtransport: har I serveret alkohol, hører det med til planlægningen, hvordan gæsterne kommer hjem. Aftal taxaer på forhånd ved større fester — det er svært at skaffe sent om natten.
Pynten
Pynten sætter stemningen, men den er den billigste del at flytte rundt på, og derfor den, der kan vente længst.
To ting, der gælder uanset anledning: hold dig til maksimalt tre gennemgående farver, og hold borddekorationen under 25 centimeter eller over 45, så gæsterne kan se hinanden hen over bordet.
Vi gennemgår borddækning, mål og lys i detaljer i artiklen om at pynte op til festen.
Det, der oftest bliver glemt
- Hvem har ansvaret på dagen? Værten kan ikke både tage imod gæster, styre programmet og løse problemer. Udpeg én person til det praktiske
- En plan B for vejret, hvis noget foregår udendørs
- Strøm og forlængerledninger — særligt hvis der er lydanlæg, kaffemaskiner og lys
- Garderobe og sko — hvor lægges 60 frakker?
- Levende lys uden opsyn — hold afstand til duge og pynt, og sluk når rummet forlades
- Oprydningen — hvem, hvornår, og er der aftalt hjælp?
Skal det være en mindre og mere uformel sammenkomst, har vi en gennemgang i artiklen om en hyggelig spilleaften hjemme, og skal køkkenet kunne følge med til større selskaber, har vi en køkkenguide.
Kildehenvisninger
- Skattestyrelsen – Told- og rejseregler – vejledende mængder for indførsel af alkohol til privat forbrug fra andre EU-lande.
- Dansk Retursystem – pantsatser og hvilke emballager der er omfattet af pantordningen.
- Forbrug.dk – Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen – aftaler med leverandører, afbestilling og hvad en bekræftelse bør indeholde.
- Sundhedsstyrelsen – Alkohol – officielle udmeldinger om alkohol, herunder unge og alkohol.
- Rådet for Sikker Trafik – Spiritus og kørsel – promillegrænsen og hvor længe alkohol er i kroppen.
- Beredskabsstyrelsen – brandsikkerhed ved levende lys og ved forsamlinger i lejede lokaler.
Ofte stillede spørgsmål om festplanlægning
Hvor lang tid i forvejen skal jeg booke lokale?
Ved større fester seks til tolv måneder før, særligt hvis datoen ligger i maj eller juni. Populære lokaler og datoer bookes langt frem.
Hvornår skal invitationerne sendes ud?
To til tre måneder før med en svarfrist. Ved store fester kan en tidlig besked om datoen sendes allerede seks måneder før.
Hvor meget vin skal jeg regne med pr. gæst?
Cirka en halv flaske pr. voksen til middagen. En flaske giver omkring seks glas. Køb hellere lidt for meget — uåbnet vin kan gemmes.
Hvad skal jeg spørge om, før jeg lejer et lokale?
Frist for endeligt gæsteantal, afbestillingsvilkår, om rengøring er inkluderet, om der er en sluttid, om I må medbringe egne drikkevarer, og hvilket inventar der følger med.
Skal jeg sige det til naboerne?
Ja, gerne en uges tid før, med oplysning om hvornår festen slutter. I etageejendomme og andelsforeninger gælder husordenen.
Hvor meget alkoholfrit skal der købes ind?
Til mindst hver femte gæst. Gravide, afholdende, bilister og unge er ofte flere, end man regner med, og noget bedre end almindelig sodavand mærkes tydeligt.
Er det billigere selv at holde festen hjemme?
Du sparer lejen, men betaler i arbejde og slid, og der går typisk en dag før og en dag efter. Ved større selskaber udlignes forskellen ofte.
